Online Randevu Sistemi ile Takviminizi Düzenleyin

Online randevu sistemi neden gerekli?

Randevuyla çalışan işletmelerde en değerli kaynak zamandır. Boş geçen bir saat geri gelmez. Telefon trafiği, deftere yazılan notlar ve hatırlanmayan randevular bu zamanı sessizce eritir. Online randevu sistemi müşterinin kendi uygun saatini seçmesine izin verir, ekibinizin telefon başında geçirdiği süreyi azaltır.

Asıl fark kuralların sistemde yaşamasıdır. Bir hizmetin kaç dakika sürdüğü, ardından ne kadar hazırlık gerektiği, hangi personelin o işi yapabildiği tanımlıysa, sistem yalnız gerçekten uygun saatleri gösterir. Çakışma da, aynı koltuğa iki kişi yazmak da ortadan kalkar.

Randevu yazılımı nasıl çalışır?

1. Müşteri web sitenizden ya da paylaştığınız bağlantıdan hizmeti seçer.
2. İsterse personel tercihi yapar; sistem uygun günleri ve saatleri listeler.
3. Ad, telefon ve gerekirse not bilgisiyle randevuyu oluşturur, telefonuna doğrulama kodu gider.
4. Randevu panelinize düşer, ilgili personelin takviminde görünür.
5. Randevudan önce otomatik hatırlatma gönderilir; müşteri onaylayabilir ya da iptal edebilir.

Bazı işletmeler her randevuyu elle onaylamak ister. Bu durumda talep önce bekleyen listesine düşer, onayınızla kesinleşir. İki yöntemi hizmet bazında karıştırmak da mümkündür.

Yönetim paneli tarafı

Ekibiniz günü takvim görünümünde izler. Randevular sürükle-bırak ile başka saate ya da personele taşınabilir, telefonla gelen talepler aynı ekrandan elle eklenir. Personel izin girdiğinde o günün saatleri müşteriye kapanır. Gün sonunda gerçekleşen, iptal edilen ve gelinmeyen randevular ayrı ayrı işaretlenir; böylece raporlar gerçeği yansıtır.

Gelmeme sorununa karşı

Haber vermeden gelmeyen müşteri randevulu işlerin en sık şikâyetidir. Yazılım bunu tamamen çözemez ama etkisini azaltır:

• Hatırlatma: randevudan bir gün ve birkaç saat önce SMS ya da e-posta.
• Kolay iptal: gelemeyecek olan müşteri aramak yerine bağlantıya tıklar, saat başkasına açılır.
• Bekleme listesi: dolu güne yazılmak isteyenler boşalan saatte bilgilendirilir.
• Ön ödeme seçeneği: uzun süren hizmetlerde kapora alınması, sanal POS bağlantısıyla kurgulanabilir.

Hizmet sonrası müşteriye kısa bir memnuniyet sorusu ya da bir sonraki kontrol tarihi için hatırlatma göndermek de mümkündür. Düzenli gelen müşteriler için tekrar eden randevu tanımlanabilir; örneğin her ay aynı gün ve saatte bir seans.

Kimler için uygun?

Muayenehaneler, diş klinikleri, fizyoterapi ve diyetisyen ofisleri, kuaför ve güzellik salonları, danışmanlık büroları, araç bakım ve teknik servis noktaları başlıca kullanıcılardır. Sağlık tarafında daha kapsamlı bir yapı arıyorsanız klinik ve poliklinik yazılımı, salon tarafında güzellik ve estetik merkezi yazılımı sayfalarımıza bakabilirsiniz. Masa, oda ya da kontenjan satıyorsanız ihtiyacınız daha çok bir rezervasyon sistemine yakındır.

Hizmete göre farklı kurallar

Her hizmet aynı şekilde planlanmaz. Bir muayene için on beş dakika yeterliyken bir boya işlemi iki saat sürebilir ve arada bekleme gerektirebilir. Bazı hizmetler yalnız belirli bir odada ya da cihazla verilir; bu durumda oda ve cihaz da takvimde bir kaynak olarak tutulur. İlk kez gelen müşteriye daha uzun süre ayırmak, bazı hizmetleri yalnız mevcut müşterilere açmak gibi kurallar da tanımlanabilir.

Web sitesi, mesajlaşma ve KVKK

Randevu ekranı mevcut web sitenize gömülebilir ya da web sitesi tasarımıyla birlikte baştan kurgulanabilir. Hatırlatmalar sizin seçtiğiniz SMS ve e-posta sağlayıcısı üzerinden gider; HesapX'te müşteriye SMS ve e-posta bildirimi gönderen altyapıyı bu şekilde geliştirdik. Randevu kayıtları kişisel veri içerdiği için aydınlatma metni, açık rıza ve erişim yetkileri KVKK gereklerine göre kurgulanır. Verileriniz sizindir ve dışa aktarılabilir.