Dernek yönetim sistemi: BYS ile şeffaf yönetim

Dernek yazılımı neden gerekli?

Bir derneğin sürekliliği, düzenli kayda bağlıdır. Üyelerin aidat borcunu bilmek, bağışçılara teşekkür etmek, genel kurul öncesinde güncel üye listesini çıkarmak ve denetim kuruluna açık bir gelir-gider tablosu sunmak; hepsi aynı veriye dayanır. Bu veri farklı kişilerin bilgisayarlarına dağıldığında hem iş yükü artar hem de hata riski büyür.

Özel bir dernek yazılımı, bu dağınık kayıtları tek bir yerde birleştirir. Bir üyenin kartını açtığınızda üyelik tarihini, iletişim bilgilerini, aidat borcunu, yaptığı bağışları ve katıldığı etkinlikleri birlikte görürsünüz. Yönetim kurulu toplantısından önce “kaç üyenin borcu var, bu ay ne kadar bağış geldi?” sorularının cevabı hazırdır.

Aidat takip programı nasıl çalışır?

Aidat tarafında en büyük yük, tahakkuk ve tahsilatın eşleştirilmesidir. Aidat takip programı bu işi şöyle kolaylaştırır:

1. Tahakkuk: Dönem başında tüm üyelere, üyelik türüne göre aidat borcu tek işlemle yazılır.
2. Tahsilat: Elden, havale ile ya da kartla gelen ödemeler üye kartına işlenir; kısmi ödemeler de takip edilir.
3. Hatırlatma: Borcu olan üyelere toplu SMS ya da e-posta gönderilir.
4. Raporlama: Dönem sonunda tahsilat oranı ve borçlu üye listesi tek tıkla alınır.

Web sitenizde kartla aidat ve bağış ödemesi almak isterseniz, kuruluşunuzun anlaşma yaptığı ödeme kuruluşunun sanal POS altyapısını sisteme bağlarız. Ödeme geldiğinde ilgili üye ya da bağışçı kaydı otomatik güncellenir. HesapX’te iyzico, PayTR ve Ödeal ile kartla tahsilat bağlantısını geliştirdiğimiz için bu süreci yakından tanıyoruz.

Dernek ve vakıflar için bilgi yönetim sistemi (BYS)

Bir dernekte ya da vakıfta bilginin büyük kısmı evrakta yaşar: kamu kurumlarından gelen yazılar, üyelere ve diğer kuruluşlara gönderilen resmî yazılar, protokoller, hibe ve proje dosyaları, yönetim kurulu karar defteri. Bilgi yönetim sistemi (BYS), bu kayıtların hepsini numaralı, tarihli ve aranabilir hâle getirir; kâğıt klasörlere ve kişisel e-posta kutularına bağımlılığı bitirir.

• Gelen-giden evrak kaydı: Her yazı sayı, tarih, konu ve ilgili kişiyle kaydedilir; taranmış hâli kayda eklenir.
• Havale ve takip: Gelen bir yazı ilgili yöneticiye havale edilir, cevap süresi ve sonucu izlenir.
• Karar ve tutanak arşivi: Yönetim kurulu kararları, genel kurul tutanakları ve hazirun listeleri tarih sırasıyla saklanır.
• Şablonlu resmî yazı: Antetli yazılar şablondan hazırlanır, sayı otomatik verilir.
• Yetkili erişim ve iz kaydı: Kimin hangi belgeyi gördüğü ve değiştirdiği kayıt altında tutulur.

Daha kapsamlı bir kurumsal yapı ya da şubeler arası yazışma ihtiyacınız varsa bilgi yönetim sistemi sayfamızda kurumsal BYS çözümlerini bulabilirsiniz.

Bağış, proje ve vakıf süreçleri

Vakıflarda ve yardım derneklerinde bağışların nereye harcandığını gösterebilmek güvenin temelidir. Bağışçı da kuruluş da paranın izini sürebilmek ister; bunun yolu her kaydın bir amaca bağlanmasıdır. Her bağış bir kampanyaya ya da projeye bağlanabilir; böylece “bu kampanyada ne toplandı, ne harcandı?” sorusuna cevap verirsiniz. Burs veren vakıflar için başvuru, değerlendirme, bursiyer kartı ve ödeme takvimi; yardım dağıtan kuruluşlar için ihtiyaç sahibi başvurusu ve yardım geçmişi gibi modüller eklenebilir.

Bağışçılarla ilişkiyi güçlendirmek için teşekkür mesajları, yıllık bağış özeti ve etkinlik davetleri sistemden gönderilebilir. Hangi bağışçının hangi kampanyaya destek verdiğini bilmek, bir sonraki kampanyada doğru kişilere doğru mesajla ulaşmanızı sağlar. Daha kapsamlı bir ilişki yönetimi ihtiyacınız varsa CRM yazılımı yaklaşımımıza da göz atabilirsiniz.

Mevzuat, defterler ve güvenlik

Dernekler, beyanname ve bildirimlerini İçişleri Bakanlığı’nın DERBİS sistemi üzerinden yapar. Yazılımımız DERBİS’in yerine geçmez; ancak beyanname için ihtiyaç duyacağınız üye sayısı, gelir-gider ve toplantı bilgilerini düzenli ve hazır tutar. Resmî sistemlerle doğrudan bağlantı gereksinimi doğarsa bunu analiz eder, kurumun yetkisi ve ilgili kurumun sunduğu arayüz ölçüsünde değerlendiririz. Tutulması gereken defterler ve belgelerin biçimi konusunda mali müşavirinizin ve hukuk danışmanınızın görüşüne göre hareket ederiz.

Üye ve bağışçı bilgileri kişisel veridir. Bu nedenle sistemi KVKK’ya uygun kurarız: kimin hangi bilgiyi göreceği rol bazlı belirlenir, aydınlatma metni ve açık rıza kayıtları saklanır, işlem geçmişi tutulur. Verileriniz sizindir ve dışa aktarılabilir; kaynak kodu teslimi sözleşmede birlikte netleştirilir.

Kimler için uygun?

Hemşehri dernekleri, meslek dernekleri, mezunlar dernekleri, spor kulüpleri, yardım dernekleri, burs veren vakıflar ve federasyonlar için uygundur. Kuruluşunuzun tanıtımı için bir web sitesi de istiyorsanız, online bağış ve üye girişini aynı site üzerinde birleştiririz. Sporla ilgili bir kulüpseniz spor kulübü yazılımı sayfamız da ilginizi çekebilir.