STK yönetim sistemi ile gönüllü ve projeler tek yerde

STK yazılımı hangi sorunu çözer?

Bir proje başvurusu kabul edildiğinde asıl iş başlar. Faaliyet planındaki her etkinliğin yapılması, katılımcıların kaydedilmesi, harcamaların bütçe kalemlerine uygun belgelenmesi ve ara raporların zamanında gönderilmesi gerekir. Bu işler genellikle paylaşılan tablolar, e-posta ekleri ve mesajlaşma gruplarıyla yürütülür. Sonuçta rapor dönemi geldiğinde ekip haftalarını eksik belge aramaya harcar.

Bir STK yazılımı bu döngüyü tersine çevirir: veri, iş yapılırken girilir. Eğitim verildiği gün yoklama alınır, fotoğraf yüklenir, harcama belgesi ilgili kaleme bağlanır. Rapor zamanı geldiğinde tablo zaten hazırdır; ekip yalnız yorum ve değerlendirme bölümünü yazar.

Gönüllü ve proje takibi nasıl kurgulanır?

Gönüllüler, kuruluşların en değerli ama en zor yönetilen kaynağıdır. Kimi hafta sonu müsaittir, kimi yalnız belirli bir ilçede çalışabilir, kimi ilk yardım ya da işaret dili bilir. Sistem bu bilgileri gönüllü kartında tutar; yeni bir faaliyet planlandığında uygun kişileri süzer ve davet gönderir.

1. Başvuru: Web sitenizdeki form üzerinden gelen gönüllü adayı, aydınlatma metnini onaylayarak kaydolur.
2. Yerleştirme: Koordinatör, beceri ve uygunluk bilgisine göre adayı bir ekibe ya da faaliyete atar.
3. Katılım: Faaliyet günü yoklama alınır, gönüllü saati otomatik hesaplanır.
4. Teşekkür: Dönem sonunda gönüllüye katkısını özetleyen bir belge ya da mesaj iletilebilir.

Proje tarafında ise her proje kendi faaliyet listesi, bütçe kalemleri ve göstergeleriyle tanımlanır. Bir faaliyet tamamlandığında hangi göstergeye katkı sağladığı kayda geçer. Böylece "ilk altı ayda kaç kişiye ulaştık?" sorusunun cevabı, ayrı bir sayım yapmadan ekrana gelir.

Raporlama, bütçe ve şeffaflık

Donörler ve hibe veren kurumlar farklı rapor biçimleri ister. Biri faaliyet bazlı tablo, diğeri bütçe sapma açıklaması, bir başkası fotoğraflı anlatı talep eder. Raporu her seferinde sıfırdan hazırlamak yerine, sistemde biriken veriden ilgili şablona göre çıktı alırsınız. Bütçe kaleminde aşım riski doğduğunda proje koordinatörü önceden uyarılır.

Kuruluşunuz bir dernek olarak kuruluysa, DERBİS üzerinden yapılan beyan ve bildirimler için gereken bilgileri de düzenli tutarız. Bu tür resmî sistemlerle doğrudan bağlantı gerekirse gereksinimi analiz eder, kurumun yetkisi ve sağlayıcının sunduğu arayüz üzerinden bağlantıyı kurarız. Üye ve aidat odaklı bir yapı arıyorsanız dernek ve vakıf yazılımı sayfamız size daha yakın olabilir.

Nasıl geliştiriyoruz?

İşe mevcut proje dosyalarınızı ve rapor şablonlarınızı inceleyerek başlarız. Ardından gönüllü, proje ve bütçe akışını birlikte çizer, ilk sürümü en yoğun kullandığınız ekranlarla yayına alırız. Panel tarayıcıdan çalışır; ayrıntılarını web tabanlı yönetim paneli sayfamızda anlatıyoruz. Saha ekibi için ayrı bir uygulama gerekiyorsa mobil uygulama geliştirme tarafında da çalışıyoruz.

Gönüllü, yararlanıcı ve katılımcı bilgileri kişisel veridir; bazıları özel nitelikli olabilir. Bu yüzden KVKK’yı gözeterek erişimi rol bazlı kurar, işlem geçmişini saklarız. Panelde biriken kayıtlar kuruluşunuza aittir, dilediğinizde dışa aktarılır; kaynak kodunun teslimini sözleşmede birlikte belirleriz.

Proje döngüsünün sonu: kapanış ve öğrenme

Proje bittiğinde dosya kapanmaz, arşive geçer. Gerçekleşen göstergeler, bütçe sapmaları ve katılımcı geri bildirimleri bir sonraki başvurunun hazırlığında kaynak olur. Hangi faaliyet türünün daha çok kişiye ulaştığını görmek, yeni projeyi daha gerçekçi planlamanızı sağlar.

Kimler için uygun?

Hak temelli çalışan kuruluşlar, çevre ve kültür girişimleri, gençlik örgütleri, sivil toplum platformları ve hibe projeleri yürüten her ölçekte yapı için uygundur. Bağış toplama ve yardım dağıtımı ağırlıklıysa bağış ve yardım yönetim yazılımı daha doğru bir başlangıç olur.