Kurumunuza özel bilgi yönetim sistemi ve evrak takip

Bilgi yönetim sistemi neyi çözer?

Kurumların büyük çoğunluğunda belge yönetimi kendiliğinden oluşmuş alışkanlıklarla yürür. Gelen yazılar bir deftere ya da tabloya işlenir, fotokopisi ilgili birime gider, cevap yazısı başka bir klasörde hazırlanır. Kimin elinde ne kadar süredir beklediği belli değildir. Çalışan değiştiğinde bilgi de onunla birlikte gider. Denetim geldiğinde aranan belgeyi bulmak ayrı bir proje olur.

Bilgi yönetim sistemi bu alışkanlıkları kurumun kendi kurallarıyla dijital bir düzene taşır. Her evrak tek bir kayıt numarası alır, yolculuğu adım adım izlenir, cevabı ve ekleri aynı dosyaya bağlanır. Belge kâğıtta da olsa, elektronik de olsa kayıt aynı mantıkla tutulur.

Bunun pratik karşılığı gündelik işte hissedilir. Bir birim müdürü sabah ekranını açtığında kendisine havale edilen, cevabı geciken ve onayını bekleyen yazıları ayrı listelerde görür. Üst yönetim, hangi birimde iş biriktiğini sayılarla izler. Denetim veya bilgi edinme talebi geldiğinde ilgili tüm belgeler, tarihçesiyle birlikte birkaç dakikada bir araya getirilir.

Evrak takip akışı nasıl kurulur?

1. Kayıt: Gelen evrak taranır ya da elektronik olarak alınır, kayıt numarası ve dosya planı kodu verilir.
2. Havale: Yetkili kişi evrakı birime veya kişiye havale eder; gerekirse bilgi için başka birimlere de dağıtır.
3. İşlem ve cevap: Sorumlu kişi cevap taslağını sistemde hazırlar, ilgili evrakla ilişkilendirir.
4. Onay ve imza: Taslak paraf ve onay zincirinden geçer, imzalanır ve giden evrak olarak kaydedilir.
5. Arşiv: Dosya kapanır, saklama süresi işler, aranabilir halde arşive geçer.

Kamu kurumlarında yazışmaların biçimi Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile belirlenir; şablonları ve kayıt alanlarını bu kurallar dikkate alınarak hazırlarız. Özel şirketlerde ise kurumun kendi yazışma standartları esas alınır. Kurumların arşiv düzeninde yaygın olarak kullanılan dosya planı yapısı da sisteme tanımlanabilir; böylece her belge doğru klasöre, doğru kodla yerleşir ve saklama süresi kendiliğinden hesaplanır.

Kurumsal BYS: evrakın ötesinde bilgi

Kurumsal BYS yalnız resmî yazışmadan ibaret değildir. Sözleşmeler, prosedürler, toplantı kararları, proje dosyaları ve personel belgeleri de kurumun bilgi varlığıdır. Bunları sürüm geçmişiyle saklayan, kimin hangi belgeyi görebileceğini belirleyen ve süresi dolan sözleşmeler için uyarı veren bir doküman yönetim katmanı kurgulayabiliriz.

Bu yapı çoğu zaman diğer kurumsal yazılımlarla birlikte çalışır. Satın alma onayları ERP yazılımı ile, personel belgeleri insan kaynakları yazılımı ile aynı kullanıcı ve yetki yapısını paylaşabilir.

Entegrasyon, mevzuat ve güvenlik

KEP, elektronik imza altyapısı ve kurumlar arası yazışma sistemleriyle entegrasyon gereksinimlerini analiz eder, kurumun yetkisi ve sağlayıcının sunduğu arayüz üzerinden bağlantıyı kurarız. Kişisel veri içeren belgeler KVKK kapsamında ele alınır; erişim yetkisi, işlem kaydı ve saklama-imha kuralları sistemin içinde tanımlanır.

• Gizlilik derecesine göre erişim sınırlaması ve görüntüleme kaydı.
• Şifreli bağlantı, düzenli yedekleme ve geri dönüş planı.
• Verileriniz kurumunuzundur, dışa aktarılabilir; kaynak kodu teslimi sözleşmede birlikte netleştirilir.

Kimler için?

Kamu kurumları ve belediyeler, üniversiteler, odalar ve birlikler, dernek ve vakıflar, çok şirketli gruplar ve yoğun yazışma yapan özel şirketler. Belediyeye özgü süreçler için belediye yazılımı sayfamızı da inceleyebilirsiniz. Kamu ihaleleri için teknik şartnameye uygun teknik teklif, uygunluk tablosu ve proje planı hazırlarız.

Geçiş sürecini de en az yazılım kadar önemsiyoruz. Önce pilot bir birimde çalışmaya başlanır, kullanıcılar eğitilir, eski kayıtların hangi kısmının aktarılacağı belirlenir. Pilot sonuçlarına göre ekranlar düzeltilir ve sistem diğer birimlere yayılır.