Stok takip programı neden gerekli?
Küçük bir işletmede stok başlangıçta akılda tutulur. Ürün çeşidi artıp ikinci depo ya da internet satışı devreye girince bu mümkün olmaz. Aynı ürün iki kanalda birden satılır, eksi stok oluşur, müşteriye verilen söz tutulamaz. Bir stok takip programı her hareketi belgeye bağlayarak bu belirsizliği kaldırır.
Doğru stok bilgisi yalnız satış için değil, nakit için de önemlidir. Depoda bekleyen her ürün bağlanmış paradır. Hangi ürünün hızlı döndüğünü, hangisinin aylardır kıpırdamadığını gördüğünüzde satın alma kararlarınız netleşir.
Depo stok yazılımında temel kurallar
Güvenilir bir depo stok yazılımı birkaç sade kurala dayanır. Bunları baştan doğru kurmak, sonradan yapılan düzeltmelerden çok daha az emek ister.
- Hareket esaslı bakiye: miktar elle değiştirilmez; her değişiklik bir giriş, çıkış, transfer ya da sayım farkı belgesidir.
- Birim tutarlılığı: koli ile alınıp adet ile satılan ürünlerde dönüşüm oranı ürün kartında tanımlanır.
- Depo ayrımı: toplam stok kadar hangi depoda olduğu da bilinir.
- İz sürülebilirlik: gıda, kozmetik, ilaç dışı sağlık ürünleri ya da elektronik gibi alanlarda lot, seri ve son kullanma bilgisi giriş anında alınır.
Maliyet ve değerleme
Stok yalnız adet değil, aynı zamanda paradır. Alış fiyatları değiştikçe ürünün maliyeti de değişir. Hangi maliyet yönteminin kullanılacağını muhasebe ekibinizle birlikte belirler, stok değerini bu yönteme göre raporlarız. Üretim yapan işletmelerde reçete üzerinden hammadde maliyeti mamule taşınır; böylece hangi ürünün gerçekte ne kadara mal olduğu görünür hale gelir.
Nasıl geliştiriyoruz?
Önce ürünlerinizin yapısına bakıyoruz: kaç kalem, kaç depo, varyant var mı, lot takibi gerekiyor mu? Ardından depo ekibinin gün içinde gerçekten yaptığı işleri izliyoruz. Mal kabul, raf yerleştirme, sipariş toplama ve sevkiyat adımları ekranlara dönüşüyor.
- Mevcut ürün listesi ve açılış stokları temizlenip içeri alınır.
- Barkod okuyucu ya da telefon kamerasıyla çalışan hızlı giriş ekranları hazırlanır.
- Satış ve alış faturası, irsaliye ve iade belgeleri stok hareketine bağlanır.
- Uyarılar, sayım ekranı ve raporlar kullanıma alınır.
Kendi ürünümüz HesapX'te barkodla okut-ekle, ürün bazında lot ve seri takibi, son kullanma uyarısı, depolar arası transfer, reçete ve üretim fişi modüllerini geliştirdik. Bu deneyim, sizin yazılımınızda hangi ayrıntının sonradan sorun çıkaracağını öngörmemize yardım ediyor.
Depo ekibinin işi çoğunlukla ayakta ve hızlı geçer. Bu yüzden ekranlarda büyük düğmeler, az alan ve sesli ya da renkli geri bildirim kullanıyoruz. Yanlış ürün okutulduğunda ekran uyarır, eksik lot bilgisi varsa kayıt tamamlanmaz.
Entegrasyonlar
Stok, satış kanallarıyla eşitlenmediğinde değer kaybeder. İnternet mağazanız ve pazaryeri hesaplarınız için pazaryeri entegrasyonu ile stok miktarı ortak tutulabilir. Faturalar kesildiği anda stok düşer; belge tarafı için e-Fatura entegrasyonu aynı akışa eklenir. Raf adresleme, toplama listesi ve sevkiyat planlaması gerekiyorsa çözüm bir depo yönetim sistemine doğru genişletilebilir.
Raporlar da günlük kararları besler. Hangi üründen ne kadar kaldığı, son otuz günde ne kadar satıldığı ve mevcut hızla stokun kaç gün yeteceği gibi bilgiler sipariş vermeden önce tek ekranda görülebilir.
Kimler için?
Toptan ve perakende satış yapan firmalar, çok şubeli mağazalar, üretim yapan atölyeler, yedek parça satan servisler ve internet üzerinden satan markalar en çok fayda görenlerdir. Mağaza tarafı ağırlıktaysa perakende ve mağaza yazılımı sayfamıza da göz atabilirsiniz. Verileriniz sizindir ve dışa aktarılabilir; kaynak kodu teslimi sözleşmede birlikte netleştirilir.
