Sendika yönetim sistemi ile üye ve aidat takibi

Sendika yazılımı neden gerekli?

Sendikal çalışmanın gücü, doğru üye bilgisine dayanır. Bir işyerinde kaç üyeniz olduğunu, bunların kaçının aidatının düzenli kesildiğini ve son aylarda kaç kişinin ayrıldığını bilmeden toplu sözleşme hazırlığı yapmak zordur. Elle tutulan listeler ise şube sayısı arttıkça birbirinden kopar.

Bir sendika yazılımı, bu listeleri tek bir veritabanında toplar. Üye kartında kişinin işyeri, şubesi, üyelik geçmişi ve aidat durumu birlikte görünür. İşyeri kartında ise o işyerindeki toplam üye, temsilci ve geçmiş sözleşme dönemleri yer alır.

Aidat kesinti takibi nasıl işler?

Sendika aidatı çoğunlukla işveren tarafından ücretten kesilir ve sendikaya toplu olarak aktarılır. İşverenin gönderdiği liste ile sendikanın kendi üye kayıtları her zaman örtüşmez. Yazılım bu karşılaştırmayı şöyle yapar:

1. İçe aktarma: İşverenden gelen kesinti listesi, dosya biçimine uygun bir şablonla sisteme yüklenir.
2. Eşleştirme: Satırlar kimlik ya da sicil bilgisiyle üye kartlarına bağlanır; eşleşmeyen satırlar ayrıca işaretlenir.
3. Fark listesi: Üye olduğu hâlde kesintisi gelmeyenler ve tutarı farklı olanlar ayrı bir listede toplanır.
4. Takip: Fark listesi ilgili şubeye ve işyeri temsilcisine iletilir, çözülen kayıtlar kapanır.

Bu sayede eksik kesinti aylarca birikmeden fark edilir. Kesinti dışında doğrudan ödeme yapan üyeleriniz varsa, kartla ödeme için ödeme kuruluşunun sanal POS altyapısı bağlanabilir. HesapX’te iyzico, PayTR ve Ödeal ile kartla tahsilat ve SMS/e-posta ile ödeme isteği gönderme özelliklerini geliştirdik; aynı deneyimi sendika ekranlarına taşıyabiliriz.

İşyeri temsilcisi ve toplu sözleşme dönemleri

İşyeri temsilcileri sendikanın sahadaki gözü ve kulağıdır. Temsilci için tasarlanan sade bir mobil ekranda yeni katılımlar, ayrılışlar, işyerindeki sorunlar ve toplantı notları girilir. Şube yönetimi bu bildirimleri anında görür.

Toplu iş sözleşmesi süreci ise uzun bir takvime yayılır. Sözleşme bitiş tarihleri, müzakere toplantıları, taslak maddeler ve işverenle yapılan yazışmalar işyeri kartına bağlı bir dosyada tutulur. Yaklaşan dönemler için yönetim önceden hatırlatma alır. Hangi işlemin hangi süreye tabi olduğunu sendikanızın hukuk birimiyle birlikte tanımlarız; yasal süreleri sistem kendi başına yorumlamaz.

Resmî kayıtlar, güvenlik ve gizlilik

Sendika üyeliği, özel nitelikli kişisel veri kapsamında değerlendirilebilecek hassas bir bilgidir. Bu nedenle erişimi en dar yetkiyle kurar, her görüntüleme ve değişikliği kayıt altına alır, dışa aktarma yetkisini sınırlarız. KVKK uyumu için aydınlatma metinleri ve rıza kayıtları sistemde saklanır.

Üyelik bilgilerinin e-Devlet gibi resmî kanallardaki kayıtlarla karşılaştırılması gerekiyorsa bu gereksinimi analiz eder, kurumun yetkisi ve sağlayıcının sunduğu arayüz üzerinden bağlantıyı kurarız. Üye veritabanı sendikanızındır ve istendiğinde dışa aktarılır; kaynak kodun teslim biçimi sözleşmede karşılıklı olarak belirlenir.

Örgütlenme çalışmasının izlenmesi

Yeni bir işyerinde örgütlenme başladığında, ziyaret edilen çalışanlar, toplanan üyelik başvuruları ve işyerindeki toplam çalışan sayısı birlikte izlenir. Örgütlenme ekibi sahadan girdiği notlarla ilerlemeyi gösterir; yönetim hangi işyerinde ne kadar yol alındığını tek ekranda görür. Bu bilgiler, ileride yapılacak yetki başvurusu hazırlığında da düzenli bir temel oluşturur. Hangi belgelerin hangi sırayla hazırlanacağını ise hukuk biriminizle birlikte tanımlarız.

Kimler için uygun?

İşçi ve kamu görevlisi sendikaları, şubeleri ve bunların üst kuruluşları için uygundur. Bağlı olduğunuz konfederasyonla veri paylaşımı söz konusuysa federasyon ve konfederasyon yazılımı sayfamıza da bakabilirsiniz. Panelin teknik altyapısını web tabanlı yönetim paneli sayfasında, temsilci uygulamasını ise mobil uygulama geliştirme sayfasında anlatıyoruz.