Otel ve turizm yazılımı, işletmenize göre

Otel yazılımı hangi sorunları çözer?

Bir otelin günlük işi sürekli değişen bir müsaitlik tablosu etrafında döner. Web sitesinden gelen talep, telefonla yapılan rezervasyon, acentenin gönderdiği oda listesi ve çevrim içi satış kanallarından gelen kayıtlar aynı takvime düşmediğinde fazla satış kaçınılmaz olur. Otel yazılımı, bütün rezervasyonları oda tipi ve tarih bazında tek takvimde toplar; opsiyonlu kayıtların süresini izler, süresi dolanları serbest bırakır.

Ön büro tarafında hız önemlidir. Misafir geldiğinde bilgilerinin hazır olması, oda durumunun kat hizmetlerinden anlık gelmesi ve misafir hesabının harcamalarla birlikte güncel tutulması işlerin aksamadan yürümesini sağlar. Gece kapanışı ve gün sonu raporu da aynı kayıtlardan üretilir.

Satış kanalları ve doğrudan rezervasyon

Çevrim içi satış kanallarıyla bağlantı genellikle bir kanal yöneticisi üzerinden kurulur. Hangi kanal yöneticisini ya da satış platformunu kullandığınızı inceliyor, sağlayıcının sunduğu arayüz üzerinden müsaitlik ve rezervasyon aktarımını planlıyoruz. Kendi web sitenizden komisyonsuz satış için ise oda seçimi, fiyat hesabı ve ödeme adımlarını içeren bir rezervasyon sistemi geliştirebiliriz. Kartla ödeme için işletmenizin anlaştığı sanal POS sağlayıcısının arayüzü kullanılır.

Fiyat dönemleri ve pansiyon tipleri

Otelcilikte fiyat tek bir rakam değildir. Aynı oda; sezona, pansiyon tipine, konaklama süresine, çocuk yaşına ve satış kanalına göre farklı fiyatlanır. Sistemde fiyat dönemleri, minimum konaklama kuralları, erken rezervasyon indirimleri ve acente sözleşme fiyatları ayrı ayrı tanımlanır. Rezervasyon girildiğinde doğru fiyat bu kurallardan hesaplanır; resepsiyonun tablo karıştırması gerekmez.

Acente yazılımı ve tur rezervasyon

Seyahat acentelerinin ve tur operatörlerinin ihtiyacı otelden farklıdır. Burada ürün bir oda değil, tarihleri, kontenjanı ve maliyet kalemleri olan bir tur paketidir. Acente yazılımı şu akışı bir arada tutar:

• Tur programının, kalkış tarihlerinin ve kişi başı fiyatların tanımlanması
• Otel, ulaşım ve rehber gibi tedarikçi maliyetlerinin pakete bağlanması
• Satışta kontenjanın anlık düşülmesi ve bekleme listesinin tutulması
• Yolcu listesi, oda dağılımı ve transfer planının çıkarılması
• Alt acentelere satış ve komisyon hesabı
• Tur sonunda gerçekleşen kâr ve maliyet karşılaştırması

Saha ekibi ve rehberler için yolcu listesine ve programa telefondan ulaşılabilen bir mobil uygulama da aynı veritabanına bağlanabilir.

Resmî bildirimler, ödeme ve muhasebe

Konaklama tesislerinin misafir bildirimi, tur taşımacılığında yolcu listesi bildirimi gibi resmî yükümlülükleri vardır. Kimlik bildirim sistemi ya da UETDS gibi sistemlerle entegrasyon gereksinimlerini analiz eder, işletmenin yetkisi ve sağlayıcının sunduğu arayüz üzerinden bağlantıyı kurarız; bunun mümkün olmadığı durumlarda sisteme girilen bilgiyi resmî ekrana kolayca aktarılabilecek biçimde hazırlarız. Fatura tarafında e-Fatura ve e-Arşiv için kullandığınız entegratörle çalışılır; ayrıntılar e-Fatura entegrasyonu sayfamızda.

Misafir verisi ve güvenlik

Otel ve acenteler kimlik, pasaport, iletişim ve ödeme bilgisi işler. Sistemi KVKK'ya uygun kuruyoruz: kart bilgisi sistemde saklanmaz, ödeme sağlayıcının güvenli sayfasında alınır; personel yalnız görevinin gerektirdiği bilgiyi görür; kayıtlar üzerinde yapılan değişiklikler izlenir. Verileriniz sizindir, dışa aktarılabilir. Kaynak kodu teslimi ise sözleşmede birlikte netleştirilir.

Kimler için?

Butik oteller, pansiyonlar, apart ve tatil köyleri, seyahat acenteleri, kültür ve doğa turu düzenleyen operatörler, transfer firmaları ve kongre-organizasyon şirketleri için uygundur. Küçük bir işletme yalnız rezervasyon takvimi ve web sitesi satışıyla başlayabilir; büyüdükçe ön büro, kat hizmetleri, acente ve muhasebe modülleri aynı yapıya eklenir. Böylece sezon ortasında sistem değiştirmek zorunda kalmazsınız.