Muhasebe ve mali müşavir yazılımı geliştirme

Mali müşavir programı neden gerekli?

Muhasebe kayıtlarını tutmak için çoğu büronun zaten bir programı vardır. Eksik olan, bu kaydın etrafındaki iş yönetimidir. Hangi mükellefin bu ayki evrakı geldi, kimin banka dökümü eksik, hangi beyanname hazırlandı ama müşteriye iletilmedi, kim tahakkukunu ödedi? Bu soruların yanıtı genellikle ekip üyelerinin hafızasında ve dağınık mesajlardadır. Mali müşavir programı, büronun bu operasyonel yükünü görünür ve izlenebilir hâle getirir.

Doğru kurulmuş bir sistemde her mükellef için dönemsel yükümlülükler bir kez tanımlanır. KDV beyannamesi, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ya da geçici vergi gibi işler mükellefin durumuna göre takvime düşer. Büro sahibi ay ortasında hangi işlerin geride kaldığını tek ekranda görür.

Evrak toplama ve müşteri portalı

Büroların en çok vakit kaybettiği konu evrak peşinde koşmaktır. Mükellefe özel bir giriş ekranı bu yükü önemli ölçüde azaltır. Mükellef, telefonundan faturasının fotoğrafını ya da PDF'ini yükler; sistem belgenin hangi döneme ait olduğunu sorar ve büronun listesine ekler. Eksik evrak için hatırlatma otomatik gider.

1. Ay başında her mükellef için evrak listesi oluşur.
2. Mükellef belgeleri kendi ekranından yükler.
3. Büro personeli belgeleri kontrol eder, eksikleri işaretler.
4. Beyanname hazırlanınca tahakkuk müşteriye iletilir.
5. Ödeme bilgisi geldiğinde iş kapanır.

Mükellefle yazışmalar da aynı kartta tutulur. Hangi bilginin ne zaman istendiği ve ne zaman geldiği sonradan aranabilir. Bu tür müşteri ekranlarını web tabanlı yönetim paneli olarak tasarlıyoruz; tarayıcıdan ya da telefondan kullanılabilir.

Muhasebe yazılımı ve entegrasyonlar

Bazı işletmeler ise tam bir muhasebe yazılımı ihtiyacıyla gelir: cari hesaplar, fatura, kasa-banka, stok ve raporlar. Bu alanda kendi ürünümüz HesapX'i geliştirdik. HesapX; cari, stok, fatura, kasa-banka, e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye süreçlerini kapsar ve mali müşavirlerin tek hesapla birden fazla firmayı görebildiği bir panel sunar. Daha geniş kapsamlı kaynak planlaması isteyen işletmeler için ise ERP yazılımı çözümleri geliştiriyoruz. Hazır bir ürünün yetmediği durumlarda ise firmaya özel muhasebe modülleri geliştiriyoruz.

e-Belge tarafında GİB'in e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye uygulamaları özel entegratörler üzerinden yürütülür. Kullandığınız entegratörün sunduğu arayüzü inceliyor, bağlantıyı bu arayüz üzerinden kuruyoruz; ayrıntıları e-Fatura entegrasyonu sayfamızda anlattık. Mevcut muhasebe programınıza veri aktarımı için ise programın kabul ettiği içe aktarma biçimi esas alınır.

Büro içi iş dağılımı

Büyüyen bürolarda işin kimde olduğu belirsizleşir. Her mükellefe sorumlu bir personel atanır, dönemsel işler bu kişinin listesine düşer. Personel izne çıktığında işler başka birine devredilebilir. Büro sahibi, kişi bazında iş yükünü ve geciken işleri görür; yeni mükellef alırken ekibin kapasitesini bu bilgiye göre planlar. Mükellef bazında harcanan zaman da isteğe bağlı kaydedilebilir; böylece hangi müşterinin ücretinin emeği karşılamadığı görülür.

Gizlilik, yetki ve güvenlik

Bir mali müşavir bürosu, müşterilerinin en hassas mali bilgilerini taşır. Personel yalnız kendisine atanan mükellefleri görür; mükellef ise yalnız kendi belgelerine erişir. Bağlantılar şifrelidir, belge erişimi kayıt altına alınır ve kişisel veriler KVKK'ya uygun işlenir. Verileriniz sizindir, dışa aktarılabilir; kaynak kodu teslimi sözleşmede birlikte netleştirilir.

Kimler için?

Serbest muhasebeci mali müşavir büroları, yeminli mali müşavirlik ofisleri, birden fazla şirketi tek merkezden yöneten holding muhasebe ekipleri ve kendi muhasebe birimini düzenlemek isteyen işletmeler için uygundur. Küçük bir büro yalnız mükellef ve evrak takibiyle başlayabilir; personel dağılımı, ücret takibi ve raporlar sonradan eklenir.