Hukuk bürosu programı neden gerekli?
Hukuk bürolarının iş yükü, dosya sayısıyla birlikte katlanarak artar. Her dosyanın kendi duruşma tarihi, süreli işlemleri, belgeleri ve masrafları vardır. Bu bilgiler farklı kişilerde ve farklı ortamlarda durduğunda, sorumlu avukat izne çıktığında ya da bir stajyer ayrıldığında dosyanın durumunu yeniden kurmak gerekir. Hukuk bürosu programı, dosyanın bütün geçmişini kişilerden bağımsız olarak büroya ait bir kayıtta tutar.
Asıl değer takvimdedir. Duruşma tarihleri ve süreli işlemler dosyaya bağlı olarak takvime işlendiğinde, büro sahibi hem kendi takvimini hem de ekibinin önümüzdeki haftaki yükünü görür. Süreye kalan gün sayısı belirginleştiğinde hiçbir işin son güne bırakılmaması kolaylaşır.
Dava takip yazılımı nasıl çalışır?
Sistemi büronuzun dosya yapısına göre kuruyoruz. Hukuk, ceza, idare, iş ve icra dosyalarının her biri farklı bilgi alanlarına ihtiyaç duyar. Örneğin icra dosyasında takip tutarı, faiz başlangıç tarihi ve tahsilatlar öne çıkarken bir iş davasında işçilik alacağı kalemleri ve tanık listesi önemlidir. Dosya kartı bu farklara göre biçimlenir.
- Müvekkil ve vekalet bilgileri kaydedilir, sözleşme ve ücret koşulları eklenir.
- Dosya açılır; mahkeme, esas numarası, taraflar ve sorumlu avukat girilir.
- Duruşma ve süreli işlemler takvime işlenir, hatırlatmalar tanımlanır.
- Dilekçe, ara karar ve tebligatlar dosyaya yüklenir.
- Masraflar ve avanslar işlendikçe dosya bakiyesi güncellenir.
- Dosya kapandığında karar ve sonuç bilgisi kaydedilir, arşive alınır.
Resmî sistemlerle ilişki
Avukatlar dosya bilgilerine UYAP üzerinden erişir; resmî tebligatlarda ise e-Tebligat ve KEP gibi kanallar kullanılır. Bu sistemlerle entegrasyon gereksinimlerini analiz eder, ancak büronun yetkisi ve sistemin sunduğu arayüz izin verdiği ölçüde bağlantı planlarız. Otomatik bağlantının mümkün olmadığı durumlarda, resmî sistemden indirilen belgelerin hızlıca ilgili dosyaya eklenmesini sağlayan bir düzen kuruyoruz. Bu konuda kesin bir otomatik entegrasyon vaadinde bulunmuyoruz.
Masraf, ücret ve müvekkil iletişimi
Dosya masrafları bürolarda en sık karışan konulardan biridir. Müvekkilden alınan avans, harç, tebligat ve bilirkişi giderleri dosya bazında izlendiğinde, avansın ne zaman tükeneceği önceden görülür ve müvekkilden zamanında talep yapılır. Ücret sözleşmesine göre vekalet ücreti taksitleri de aynı yerde takip edilir. Fatura ve makbuz süreçleri için kullandığınız e-Fatura ya da e-Arşiv entegratörünün arayüzüyle çalışılabilir.
Müvekkiller dosyalarının durumunu sık sık sorar. Büronun paylaşmayı seçtiği bilgileri gösteren bir müvekkil ekranı bu soruları azaltır. Böyle bir ekranı güvenli girişle çalışan bir web tabanlı yönetim paneli olarak tasarlıyoruz. Avukatların adliyede telefondan dosyaya bakabilmesi için arayüz mobil uyumlu kurulur; gerekirse ayrı bir mobil uygulama da geliştirilebilir.
Raporlar ve büro yönetimi
Büro yöneticisi; açık dosya sayısını, avukat bazında iş yükünü, yaklaşan duruşmaları ve tahsil edilmemiş ücretleri tek ekranda görür. Dosya türüne göre ortalama sonuçlanma süresi gibi raporlar, yeni iş kabul ederken kapasiteyi planlamaya yardımcı olur.
Gizlilik, yetki ve veri güvenliği
Avukatlık, sır saklama yükümlülüğünün en ağır olduğu mesleklerden biridir. Sistemde her dosyanın erişim yetkisi ayrı tanımlanabilir; bir avukat yalnız kendi ekibinin dosyalarını görür. Belgeler şifreli bağlantıyla aktarılır, erişimler kayıt altına alınır, kişisel veriler KVKK'ya uygun işlenir. Verileriniz sizindir, dışa aktarılabilir; kaynak kodu teslimi sözleşmede birlikte netleştirilir.
Kimler için uygun?
Bireysel çalışan avukatlar, ortaklı hukuk büroları, icra takibi yoğun bürolar ve şirketlerin hukuk departmanları için uygundur. Büronuzun dijital vitrini için meslek kurallarına uygun, bilgilendirici bir web sitesi de hazırlıyoruz.
